Jorge Paz's Blog, page 2

Creando valor en los proyectos

Es un concepto que se da por hecho en los proyectos, sin embargo, puede tener muchas interpretaciones haciendo que los resultados sean diferentes. Si deseas saber un poco más, te invito a seguir leyendo.

Las gestiones de los proyectos siguen evolucionando, estos se miden de diferentes maneras, dependiendo de quien lo vea, por ejemplo, años atrás, los ejecutivos determinaban el valor si la inversión se recuperaba (por lo menos), por lo que sus decisiones eran influenciadas por el alcance, tiempo y costo. Ahora, en un mundo globalizado, en donde la información se obtiene de manera inmediata, los resultados de las decisiones se aprecian en un plazo de días (en algunos mercados) y no de meses. Esto se pudo apreciar cuando la mayoría de los países pasaron a un confinamiento para controlar la pandemia, muchos negocios comenzaron a cerrar porque no se adaptaron a una situación que nadie esperaba, sin embargo, hubo otras empresas que se adaptaron y comenzaron a cambiar sus estrategias para sobrevivir. Vieron la necesidad de adaptarse a un mercado cambiante y no podían esperar a tomar decisiones u obtener resultados a mediano o largo plazo porque había una probabilidad que ya no existirían. Tuvieron que hacer algunos cambios, incluso en su cultura organizacional, muchos pensaron que el trabajo remoto era simplemente una idea y vieron que de la noche a la mañana tuvieron que hacerlo y para algunos, fue la mejor decisión. Se dieron cuenta que debían mejorar sus procesos, cambiar el enfoque del proyecto (de predictivo a ágil, por ejemplo), este cambio de estrategia tenía un fin, era el de crear valor para el cliente en corto plazo. Estos cambios no solo se refieren a hacer cambios en su manera de trabajar, sino también en su mentalidad, ver la situación desde el punto de vista de valor, es decir, tomar decisiones para que el producto, servicio o resultado genere mayor valor al cliente (usuario final), pero ¿y no es lo que se persigue en los proyectos? La diferencia es que el cliente reciba algo que realmente utilice, no se limita a la mejora del precio o calidad del producto. Cuantas veces ocurre que se entrega un producto que tiene un sinfín de funcionalidades y realmente el usuario apenas utiliza un porcentaje de éstas, y peor aún, cuantas veces se ha atrasado un proyecto porque las funcionalidades que nunca se utilizarán generan un esfuerzo y costo significativo.

Conocer los beneficios del proyecto desde el inicio

Así como los futuros directores de proyecto se involucran en las actividades preliminares del proyecto, hay otros directores que se incorporan a mitad de éste por alguna razón, sin embargo, es necesario que tengan claridad de los beneficios que se espera al final del proyecto y a quienes benefician, esto es una de las razones del porqué nace un proyecto, hace que la estrategia se alinee a la razón de ser de éste. Implica conocer quien se va a beneficiar del resultado final, si el beneficio se verá a corto o a largo plazo, etc. Tener claro quienes, como y cuando se recibirán los beneficios, da una mayor claridad en la visión del proyecto porque tendrá una razón el establecer los objetivos a alcanzar en el proyecto.

Crear valor implica acercarse al usuario final

Si están en un mercado cambiante, el proyecto se mueve a ese ritmo, esto hace que el acercarse al cliente se convierta en una actividad recurrente, tiene algunas ventajas como el que el cliente aporta más al producto, alinea las expectativas o incrementa la satisfacción de éste. Acercarse al cliente implica trabajar en actividades para obtener los mejores resultados en la interacción entre ambos, puede implicar crear prototipos, mostrar avances del trabajo realizado o realizar entregas parciales cada cierto tiempo. El objetivo de ello es que el cliente pueda dar su opinión del avance, esto nos da oportunidad a realizar las correcciones necesarias y no esperar hasta que el producto esté terminado.

Los usuarios les interesa lo que reciben, no los documentos del proyecto

Esto es un cambio de paradigma, los que hemos trabajado en proyectos predictivos, la documentación es parte nuestros procesos, vemos la utilidad en ellos cuando ocurren problemas o malos entendidos con el usuario (o cliente) y los tenemos como soporte. El resultado de ello es que se dedica demasiado tiempo a realizar este tipo de actividades y realmente al final del proyecto, esta documentación se queda guardado para la posteridad. En mi experiencia, sólo he presenciado a un cliente (que forma parte del estado) el uso de esta documentación para defender los procesos utilizados ante los auditores después de cerrar el proyecto años atrás. En los enfoques agiles, se da mayor prioridad tener un producto que funcione a una documentación que no será útil para el usuario. ¿Esto quiere decir que no hay que realizar más documentación? No, más bien es realizar la documentación que sea necesaria para crear valor, no más de ello, esto implica definir las reglas claras del proyecto, se establece al inicio de éste (si es un proveedor, se aclara en el contrato) la documentación mínima para que el proyecto sea aceptado por todos, por ejemplo, actas de cierres. Algunos confunden un documento del proyecto con un entregable, por ejemplo, un manual de usuario es un entregable y no un documento del proyecto, ¿por qué? Porque el usuario si va a utilizar un manual de usuario para aprender a utilizar un producto.

Crear valor implica adaptarse y mejorar

Un objetivo del proyecto es entregar el mejor producto, servicio o resultado, esto conlleva mejorar en las actividades que se realizan para alcanzar este objetivo, la clave no es solo trabajar en mejorar, sino más bien la periodicidad, entre más corto sean los plazos de mejora, hay mejor probabilidad que el rendimiento del equipo aumente. Las actividades de mejora no solo tienen como objetivo corregir malas prácticas, también es adaptarse a los cambios que ocurren en el proyecto para seguir creando valor, esto puede requerir no sólo un cambio en la dirección del proyecto, sino que necesite mejorar las habilidades y prácticas del equipo para alcanzar estos nuevos objetivos.

No sabemos si estamos creando valor si no lo medimos

Creer que hay valor en lo que se realiza en los proyectos no es suficiente, es necesario medirlo para tomar decisiones que ayuden a alcanzar los objetivos del proyecto. Hay muchas métricas utilizadas en los proyectos algunos de ellos se utilizan para conocer el rendimiento del equipo, cómo esta los costos del proyecto o si se está creando valor al usuario.

Los proyectos deben buscar crear valor a las personas que lo van a utilizar, esto hace que el equipo de proyecto se enfoque en trabajar para alcanzar estos objetivos y en ocasiones, tengan que salir de su zona de comodidad.

Acércate más que nunca a tus clientes. Tan cerca, de hecho, que puedas decirles qué necesitan antes de que lo sepan por sí mismos

Steve Jobs

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades«. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

View more on Jorge Paz's website »

Like • 0 comments • flag

Published on July 03, 2022 06:59

7 Malas prácticas que pone en riesgo el éxito en los proyectos

El éxito de un proyecto es una combinación de varios factores, cada proyecto tiene particularidades que los hacen diferentes, iniciando con el equipo que participa en éstos, el no controlar estas variables puede generar problemas en la entrega, la calidad y el costo de los proyectos. Si deseas saber algunos de los factores que pueden poner en riesgo los proyectos, te invito a seguir leyendo. Estos temas pueden afectar según el contexto del proyecto, por lo que no están ordenados.

No tener al personal adecuado

Parece obvio, sin embargo, no siempre es así, en especial cuando no se tiene el personal necesario para iniciar el proyecto, recordemos que los proyectos son temporales, por lo que las personas que participan, pueden no estar capacitadas para realizar actividades de proyecto. Incluso, en las empresas que su negocio son los proyectos, no siempre tienen al equipo idóneo ya que su demanda de proyectos excede a su capacidad, por lo que pueden caer en el error de utilizar personas que tienen algunas cualidades (no todas) para dirigir un proyecto. Un ejemplo de ello, es seleccionar a una persona para dirigir el proyecto porque tiene un carisma hacia el cliente, esto puede funcionar al inicio del proyecto, sin embargo, si no tiene puede resolver los problemas, puede que su credibilidad disminuya y pidan su reemplazo. Otro error es no tener al resto del equipo capacitado al inicio del proyecto, se piensa que van a aprender en el transcurso del proyecto, esto puede ocurrir, sin embargo, genera retrabajo, consumiendo los recursos que son limitados, si participan en un proyecto ágil, donde se hacen entregas (del producto) en semanas, esta falta de preparación puede generar estragos en el proyecto. Permitir que pase esta situación y hacer algo hasta que haya una crisis es una estrategia popular pero que puede llevar al fracaso. Una acción que requiere un esfuerzo y que es impopular es incorporar la capacitación en la planificación del equipo, esto puede traer beneficios a mediano y largo plazo, hace que las primeras entregas se atrasen al inicio del proyecto, sin embargo, se esperaría que las actividades puedan cumplirse o entregarse antes luego de finalizada las capacitaciones. La capacitación puede significar actividades para mejorar el conocimiento, habilidades o aptitudes, por lo que no se limita a explicar un tema, sino puede ser práctico, como el que dos personas se sientan lado a lado y resuelvan un problema juntos, buscar un mentor o un coach.

No escoger la metodología adecuada

Es un tema que puede ser complejo, los equipos están acostumbrados a utilizar un enfoque en todos los proyectos porque llevan años trabajando de la misma manera, sin embargo, es mucho mejor escoger la que mejor se adecué al contexto del proyecto. Trabajar un proyecto con enfoque que no es el adecuado, puede generar pérdidas e incertidumbre de cuándo terminar. Si el alcance es conocido y se tiene claro lo que se tiene que hacer, es probable que un enfoque predictivo sea lo mejor porque aprovechará los recursos de la mejor manera, ahora bien, si no se tiene claro el alcance, va a generar mayor incertidumbre en las actividades a realizar, porque no tiene los procesos adecuados para adaptarse a la incertidumbre, se corre el riesgo de excederse en los costos y no se tenga claro cuando finaliza. En cambio, en un enfoque ágil, los proyectos con cierto nivel de incertidumbre se pueden trabajar mucho mejor, ya que sus actividades asumen que habrá cambios en cualquier momento del proyecto, teniendo mayor claridad hasta donde llegar y que entregar. Conocer los procesos de un enfoque ágil no es suficiente para tener éxito en este tipo de proyectos, es un tipo de pensamiento que debe asimilarse en la cultura de la organización. Hay muchas empresas que llevan años trabajando un enfoque predictivo y cuando desean hacer un proyecto ágil, tienen problemas porque toman decisiones en base a un enfoque predictivo.

No identificar los interesados

En una ocasión, un director de proyecto comentaba que tenía problemas, estaba avanzando según lo planificado pero algunas personas no realizaban sus actividades, al consultarle si estas personas se estaban resistiendo, me comentaba que no era su trabajo saber esto, esta respuesta lo escucho a menudo. Los proyectos lo realizan personas, recuerdo en una ocasión, que un proyecto había alcanzado sus objetivos, pero no fue utilizado, la causa fue que las personas que lo usarían no lo querían, a veces, se cree que lo más importante es enfocarse en lograr consensos con la gerencia para finalizar un proyecto, sin embargo, no siempre es así, esto es porque no se identificó correctamente a los interesados con mayor poder en la organización. Identificarlos es una actividad a lo largo del proyecto, algunos interesados pueden cambiar de interés o de puesto, haciendo que las estrategias para que apoyen al proyecto cambien.

No manejar la resistencia al cambio

Las personas no les agrada el cambio, porque de manera inconsciente, creen que sufrirán, prefieren seguir en una zona de comodidad y evitan nuevas experiencias, así que, los proyectos no les agrada porque habrá cambios. Algunas personas lo ven como un asunto personal, he presenciado como algunos compañeros se convierten en enemigos al finalizar un proyecto. No manejar el cambio puede ser una causa del fracaso del proyecto. Atacar la resistencia al cambio puede conllevar varias acciones, como un plan para comunicar los beneficios del proyecto, realizar reuniones personales con los interesados y detectar sus inquietudes, algunas pueden tener fundamentos y sea necesario hacer cambios al proyecto.

El proyecto no se dirige con reuniones

El director del proyecto dedica más del 80% de su tiempo en comunicar, sin embargo, algunos creen que significa participar todo el tiempo en reuniones de seguimiento y obtener información para realizar reportes de estado. Los proyectos no se dirigen en reuniones ni mostrando su estado, es necesario liderar a las personas, ayudarlos a alcanzar sus objetivos y resolver impedimentos, para ello, el director de proyecto se comunica con su equipo. Las reuniones de estado son importantes en un proyecto, por lo que es necesario aprovecharlos al máximo para tener el tiempo disponible para dirigir al equipo, esto puede significar mejorar la calidad de reuniones, además, administrar las actividades del día para dirigir el equipo y para reuniones de seguimiento.

El equipo no vea al proyecto como suyo

En muchas ocasiones, hay miembros del equipo que se limitan a realizar lo que se les solicita y se les ve como personas que no son proactivas, esto puede ser así, sin embargo, también puede ser que no se les ha involucrado en las decisiones del proyecto, si el equipo no participa en las actividades de planificación, no tendrá claridad del por qué se realizan algunas actividades ni el objetivo que buscan. El resultado de ello, es que no tenga claro de los objetivos a alcanzar a corto o mediano plazo, por lo que están buscando a un jefe inmediato para que le dé instrucciones, puede que esta sea su manera de expresar proactividad. Realizar actividades para determinar que mejoras se pueden realizar dentro del proyecto ayuda a empoderar al equipo y mejorar la productividad.

Administrar un proyecto en lugar de liderarlo

En una ocasión escuche un comentario de un director de proyecto cuando se le cuestionaba el bajo rendimiento del proyecto: «yo administro el proyecto, cada uno del equipo es responsable de sus actividades», esto dejó muchas inquietudes de lo que pasaba en el proyecto. La administración es importante, sin embargo, no es suficiente en ciertas situaciones. Puede ser que, si se cuenta con un equipo que se auto gestiona, tiene un alto nivel técnico y de negocio, la administración sea suficiente. Sin embargo, todos los proyectos son diferentes, en especial si la incertidumbre es alta, por lo que es necesario resolverlos e influenciar a los interesados para alinearlos, esto se hace liderando no administrando.

En cada proyecto, estas malas prácticas (y otras más) salen a relucir una y otra vez, ¿por qué? Simplemente se da porque en cada proyecto participan nuevos actores, esto hace que se revise que es lo que se debe evitar para no volverlos a cometer.

Cuando te das cuenta de que has cometido un error, toma medidas inmediatas para corregirlo.

Dalai Lama

Equipos que se adaptan para afrontar la incertidumbre

La incertidumbre siempre se encuentra en todas las actividades que realizamos, en algunas ocasiones será menor que otras, uno quisiera que todo resultara según lo hemos planeado, sin embargo, algo puede salir mal, el problema no es la incertidumbre, sino como nos adaptamos a ello, en especial si estamos trabajando en equipo.

¿Porque no nos gusta la incertidumbre?

La incertidumbre aparece en todo momento, en nuestro trabajo, en nuestra salud o en nuestro diario vivir, puede alterarnos como sentir ansiedad, angustia o duda por decir algo, recuerdo en una ocasión, sentía un malestar en el estómago y me resistía visitar a un doctor, creía que era un problema pasajero, sin embargo, los días transcurrieron y no mejoraba, me sentía intranquilo porque mi mente pensaba las posibles enfermedades que podría padecer, al final, fui y mi malestar era tratable, esto disminuyó mi ansiedad. Aunque parezca un tema sencillo, esto nos pasa en cualquier situación: la incertidumbre de no conocer las causas de lo que ocurre y no saber cómo arreglarlo. Esto lo podemos observar con las personas que están a nuestro alrededor, cuando tienen una situación que desconocen, se angustian y comienzan a pensar en muchas alternativas porque desconocen lo que ocurre. En los equipos ocurre los mismo, pero, sus consecuencias pueden ser mayores porque afectan a más personas, si trabajan en un proyecto, puede atrasarse e impide su finalización por las malas decisiones que se toman.

¿La resistencia al cambio tiene que ver con la incertidumbre?

La incertidumbre significa hacer frente a algo que desconocemos, esto puede movernos de nuestra zona de confort ya que no sabemos si tendremos que hacer actividades que no estamos acostumbrados para resolver esta situación, esto nos conlleva a resistirnos en aceptar lo que ocurre, deseamos realizar las mismas actividades en que somos buenos para solucionar nuevos problemas. Si están resolviendo un problema en equipo, esta resistencia para realizar nuevas actividades puede llevar a un conflicto entre los miembros. En una ocasión, trabajé en un proyecto que implementaría mejoras en un departamento, la coordinadora del departamento estaba apoyando el proyecto, sin embargo, su equipo no, estaban acostumbrados a ser los únicos especialistas en las áreas que manejaban, creían que con estos cambios ya no lo serían por lo que se resistían, no veían los beneficios que tendría y su coordinadora no lo había presentado de esa manera, en el transcurso del proyecto, esto generó muchos conflictos, al final, las mejoras fueron implementados, sin embargo, la coordinadora solicitó que la cambiaran de departamento para evitar más conflictos con los demás.

Los equipos deben tener una mentalidad de adaptación

Existen formas de trabajar que se basan en planificar todo desde el inicio y tratar de no salir de esa planificación, si el trabajo a realizar se conocer muy bien, por ejemplo, construir un edificio en el que tiene definido el detalle de cada oficina y no hay cambios que altere esta planificación, además que el equipo de construcción ha tenido experiencia en construir este tipo de edificios, lo más probable que la incertidumbre sea muy baja. Ahora bien, si el trabajo acepta cambios en todo momento, como crear un producto en corto plazo para responder a las demandas del mercado, es mucho mejor cambiar el enfoque de trabajo, como aceptar los cambios y adoptar estrategias para moverse de acuerdo a esos cambios. Esto significa que planificar a largo plazo no sea la mejor opción, sino hacerlo en periodos muy cortos. Esto puede significar para muchos un cambio de mentalidad, ya que adaptarse significar salir de la zona de comodidad que uno ha creado, aceptar que hay que aprender continuamente y esto requerirá un esfuerzo al que no estemos acostumbrados.

Tomar decisiones en base a la evidencia

Aceptar los cambios y adaptarse son necesarios para hacer cambios en las actividades que realizamos como equipo, una práctica que se asocia a la adaptación es la improvisación, para algunos, dar una solución inmediata a un problema puede funcionar(es probable tengan la habilidad o experiencia para solucionarlo), sin embargo, no siempre da buenos resultados, hay una mejor probabilidad de éxito si se basa en datos y en un plan que pueda modificarse para tomar una decisión, cuando tenemos la idea de lo que hay que hacer y hay datos que lo respalden, la probabilidad que la solución resulte aumenta en comparación de improvisar.

La planificación está presente en todo

Muchos creen que la planificación se da únicamente en los proyectos al realizar un documento que indique se hará, he escuchado decir a algunos que la planificación es una pérdida de tiempo, sin embargo, lo que no se dan cuenta es que planificamos todos los días. Ponernos de acuerdo en reunirnos con alguien, cocinar un pastel, hacer la lista de compras, prepararse para salir a la oficina y otras actividades que realizamos, requiere de planificación, si planificamos correctamente, estas actividades tendrán éxito. Trabajar en equipo requiere definir que se espera, que problemas se pueden encontrar, como medir lo que se hace y determinar si está bien o no es planificación, lo importante es hacer cambios en esta planificación de acuerdo a la situación que se está manejando.

Mejorar continuamente es esencial en un equipo que se adapta

Los equipos que se adaptan ven que es lo que están haciendo y tratan de mejorar, en los equipos agiles, revisan sus actividades en periodos cortos, esto les ayuda a corregir en corto plazo, en los equipos tradicionales, es usuario definir el trabajo a realizar y luego de varios meses, se revisa que salió mal, en muchas ocasiones, los temas a mejorar no salen de esa reunión y siguen haciendo las cosas como siempre. Mejorar continuamente significa que se revisa las actividades a mejorar, cuando se harán esas mejoras y como se medirán, la medición es un tema que muchos no están acostumbrados, esto es parte de adaptarse y aceptar el cambio en las actividades que se realiza.

Los equipos que se adaptan realizan actividades para aceptar los cambios de dirección y mejoran continuamente para acercarse a los objetivos definidos.

«No puede haber vida sin cambios, y tener miedo de lo que es diferente o desconocido es tener miedo de la vida».

Theodore Roosevelt.

La transparencia en los proyectos agiles

Los que hemos trabajado la mayor parte de nuestra vida profesional en las estructuras tradicionales de una empresa, donde existen jerarquías establecidas y se reserva cierta información al resto de personas que trabajan con nosotros, resulta ser un desafío comenzar en otros enfoques como el ágil donde se promueve la transparencia de las actividades que se realizan. Si deseas saber un poco más de este tema en particular, te invito a seguir leyendo este artículo.

¿Porque afecta la falta de transparencia en los equipos ágiles?

Los equipos que participan en proyectos con enfoque ágil tienen ciertas características que los distinguen de la forma de trabajo tradicional, algunos de estos son:

Aceptan la incertidumbre, es decir, cualquier cambio que se necesite, se toma como parte del trabajo que realizan, lo ven normal y no lo ven como un obstáculo en su planificación.La lista de temas a trabajar(requisitos), se registran en una lista, se priorizan y se busca mayor detalle de los temas con mayor prioridad.Se busca que el equipo sea autogestionado, es decir, que puedan tomar sus propias decisiones y que se responsabilicen por ellos. Esto haría que no necesiten de una persona que este supervisando su trabajo, como un jefe.No hay una entrega al final del proyecto, sino que son pequeñas entregas a lo largo de éste. Los tiempos de desarrollo de cada entrega (iteración o Sprint) son cortos, puede durar semanas y no meses, esto tiene como objetivo que entreguen valor en corto plazo al usuario final.

El que se busque entregar «algo» que sea útil en poco tiempo (semanas) obliga que el trabajo cumpla con las fechas definidas y que cumplan con una calidad definida. Esto exige que las decisiones se tengan que tomar lo más rápido posible dentro del equipo, esto hace que sea necesario que dentro del equipo haya transparencia en las cosas que realiza para conocer el estado actual de sus actividades.

Algunas causas de la falta de transparencia podrían ser:

Si hay varios jefes(jerarquía), esto puede ocasionar que en cada nivel se maneje cierta información (quieran ocultarla) y la toma de decisiones sea lenta.Hay personas que están acostumbradas a tener una respuesta para cualquier tema para demostrar que tienen el control, en especial si están comunicando el estado del proyecto a la gerencia, esto puede generar una situación dentro del equipo porque no saben si lo que dice es cierto o no, haciendo que la toma de decisiones no sea efectiva dentro del equipo.Los miembros del equipo no se sientan cómodos para comentar lo que hacen, no quieren que los demás sepan si están atrasados en sus actividades o tienen algún problema.Solamente desean comunicar noticias positivas y no quieren que sepan que hay problemas, en especial si trabajan como proveedores. Hay competencia entre equipos. Esto puede ser parte de la cultura organizacional de la empresa.No hay confianza dentro del equipo, por ejemplo, puede que nunca hayan trabajado juntos o que hayan tenido malas experiencias entre ellos.El equipo no le esté dando la importancia a la necesidad de ser transparentes. Apuestan a seguir aplicando el marco ágil sin ser transparentes. Para ser auto organizados, es necesario ser transparentes porque cualquier miembro del equipo puede tomar alguna tarea y para ello, necesita toda la información que esté disponible, haciendo necesario la transparencia dentro del equipo.Existe una agenda oculta, algún miembro desea mantener cierta información para poder aprovecharla en un momento oportuno. Esta situación no beneficia al equipo en la toma de decisiones y genera desconfianza.

La transparencia es mostrar las cosas como son, si hay problemas, decirlos y aceptar que hubo un problema. Las personas que son transparentes generan más confianza de las personas que no lo son. Podríamos hacer un ejercicio, imagina que tienes un problema, ¿sabes a quien buscar y a quien no buscar para que dé un estado real del problema? Estoy seguro que tienes un nombre para cada uno. He visto que, en algunas reuniones de gerencia, cuando hay problemas y no hay claridad de lo que pasa, se invitan a personas que son reconocidas por su transparencia para conocer su opinión, aunque no sean expertas en el tema, saben que brindara (o buscará) la información más realista posible.

¿Cómo promover la transparencia?

Hay muchas maneras de promover la transparencia, algunas son de estas serían:

Explicar los beneficios de la transparencia, comentar las repercusiones de no ser transparentes en un equipo ágil. Un beneficio es que las personas tendrán confianza en lo que decimos y podremos tomar mejores decisiones. Comentar que el rendimiento es por equipo y no por individuo, esto remarca el trabajo en equipo.Conocer los objetivos del proyecto, de la entrega, que fechas se están manejando, calidad, sus riesgos, etc.Insistir en ser transparentes en las reuniones. He asistido a reuniones en que algunas personas arrancan con esta frase «no podemos mentirnos entre nosotros», esto se escucha algo fuerte, sin embargo, puede ayudar a alinear al equipo a un nivel de franqueza. Si el equipo tiene miembros que están acostumbrados a tener una respuesta para todo (justifican su situación o dicen que todo está bien), puede ser necesario ser franco desde el inicio sobre las expectativas de la reunión.El detalle de nuestro trabajo debe estar disponible para todas las personas que están involucradas en el proyecto, hace que las personas que no son parte del equipo(desarrollo) puedan acceder a la información que se maneja y tengan confianza en nuestro trabajo.Invitar a las personas que tienen interés en el proyecto a conocer el trabajo que se está realizando, esto mejora el producto que se está trabajando. Esto contrasta con la filosofía tradicional de mostrar hasta el final del proyecto el producto que se está trabajando.El equipo debe trabajar más de cerca y ayudar a mejorar entre ellos, la retroalimentación entre el equipo mejorar su rendimiento.Incentivar la inspección del trabajo que están realizando, hace que los impedimentos se resuelvan más rápido.

En un equipo ágil, la transparencia hace que la información fluya y se tomen decisiones lo más pronto posible, haciendo que se puedan adaptar a los cambios que influyan al proyecto. La transparencia es uno de los pilares en los proyectos agiles, aunque realmente, es un atributo que se utiliza en cualquier momento de la vida.

Los líderes y gerentes que ofrezcan transparencia se ganarán el respeto y la devoción de su equipo.

David Niu.

¿Cómo aplicar la mejora continua en equipos agiles?

Los equipos que comienzan a incursionar en el mundo ágil tienen un gran reto por delante, en especial si han trabajado en métodos tradicionales por mucho tiempo. Si eres uno de ellos, este artículo te ayudar a dar los primeros pasos en cómo hacer que el equipo vaya mejorando en cada iteración (o Sprint). Este artículo se puede aplicar en tus actividades diarias.

¿Porque es diferente la mejora continua en los equipos agiles?

Cuando se realiza una actividad para alcanzar un objetivo, se realiza el trabajo necesario para finalizarlos y una vez terminado, es usual pasar a otro tema de nuestro interés. Esto sucede en muchas actividades como proyectos, reuniones de equipo, etc. Lo que puede suceder es que surjan nuevas actividades que sean semejantes a las que ya hemos realizado, si nuestras prácticas no son las mejores y surgen errores en el camino, es muy probable que las volvamos a cometer. En una ocasión, unos compañeros participaron en la elaboración (con el cliente) de una presentación y esta duró más de un mes, me contaban que era desgastante, al ver un poco más como lo realizaban, me percaté que las reuniones tenían algunas malas prácticas que la repetían una y otra vez, luego de varias sugerencias para mejorarla, ésta finalizó, sin embargo, se tuvo que trabajar en mejorar algunas actividades para evitar esta misma situación en otra oportunidad. Esto mismo puede ocurrir en proyectos tradicionales (predictivos), el mayor impacto de estas malas prácticas es que se entrega un producto, servicio o resultado hasta el final de este, luego de pasar varios meses o años. Darnos cuenta de lo bueno o malo de lo que ocurrió hasta el final del proyecto, nos puede servir más para futuros proyectos que para el actual. Los proyectos con enfoque ágil, tienen procesos cortos para la entrega de valor como las iteraciones (Sprint), reuniones diarias, revisión del entregable(Review) con el cliente y la retrospectiva que ayudan entregar valor y mejorar en corto tiempo. El enfoque ágil permite dividirlo en partes más pequeñas para ser entregados en tiempos cortos para que el cliente lo inspecciones en corto plazo, da oportunidad para cambiar de rumbo de acuerdo a las necesidades del cliente y también nos da la oportunidad de mejorar en tiempos cortos, por lo que podremos adaptarnos mucho mejor a los cambios que se presenten en el proyecto. La actividad de retrospectiva nos ayuda a detectar estos puntos a mejorar para tratarlos en la siguiente iteración que se va a trabajar, esta actividad es clave para la mejora continua de equipos de trabajo.

Como realizar la retrospectiva

El objetivo de este proceso es identificar los cambios más útiles para volverlos a usar en la siguiente iteración e identificar los puntos a corregir, esto hará que se vaya mejorando el rendimiento del equipo. Esta actividad requiere de un facilitador para guiar la reunión y el equipo de desarrollo quienes aportaran en esta actividad.

Algunos temas que aparecen en la retrospectiva para mejorar en los equipos son:

Problemas de comunicación del equipo.Poco conocimiento técnico para realizar la actividad dentro de iteración.Reuniones innecesarias.Alto control en los miembros del equipo. Dificulta la autogestión de éste.Pocas herramientas de gestión o conocimiento de ellas.No se haya alcanzado el propósito de la iteración.

El tiempo para realizar esta actividad dependerá de la duración de la iteración, por ejemplo, si dura un mes, la guía de Scrum indica que la actividad llevaría 3 horas, si la iteración dura una semana, el tiempo de esta actividad seria proporcional, es decir, sería de 45 minutos, por lo que es esencial aprovechar el tiempo para identificar los temas a mejorar para las siguientes iteraciones y decidir qué hacer. Para las iteraciones cortas (de una semana), se podrían hacer estas preguntas:

¿Qué actividades o procesos no ayudaron en alcanzar nuestro objetivo?¿Qué se puede mejorar para la siguiente iteración?

Ya que las actividades realizadas no son muchas en una iteración tan corta, estas preguntas podrían ser suficientes. Ahora bien, si la iteración es de mayor duración, es posible que haya más temas a mejorar, a esto agreguemos el hecho que ya han realizado varias iteraciones y desean saber si se han aplicado las mejoras de retrospectivas anteriores, por lo que es probable que las preguntas anteriores no sean suficientes. Para estas situaciones, se puede realizar actividades adicionales para conocer el problema y determinar las posibles acciones a realizar, por ejemplo:

Identificar los temas a tratar. Si el equipo es mayor a 3 personas y se hayan realizado varias actividades en la iteración, solicitar a cada miembro que exponga su punto de vista, puede llevar gran parte de la reunión. Si están realizando la actividad en modo presencial, pueden solicitar que llenen un post-it con sus comentarios para luego clasificarlos, si están en modo virtual, se puede solicitar que llenen un formulario(digital) para que automáticamente muestre los temas de mayor interés.Consultar el estado de las mejoras que resultaron de la retrospectiva anterior. Se desea saber el resultado de las acciones en la iteración que acaba de finalizar, puede que no se hayan implementado y sea un tema para seguir tratándolo en la retrospectiva actual. Priorizar en equipo. De los temas identificados, el equipo debe determinar los temas de mayor prioridad para ser tratados en esta reunión. Los demás temas pueden ser registrados para ser abordados en la próxima retrospectiva.Conocer el detalle de los temas a tratar en la actividad. Luego de escoger los temas, se consulta al equipo el detalle de estos para identificar las causasDefinir qué mejoras se realizarán para la próxima iteración. Escoger demasiadas puede hacer que el equipo se abrume y pierda el objetivo de éstas, sería bueno seleccionar pocos temas para que se puedan ejecutar. Si una mejora puede llevar un tiempo considerable (en relación a la duración de la iteración) puede que sea una opción solo realizar esa mejora en la iteración o dividir esa mejora en otras más pequeñas para que se tome algunas para la determinar el momento para aplicarlas. Las mejoras a realizar deben poder medirse y llevar un registro para determinar si se pudo implementar y el resultado de éste.

El objetivo de esta actividad es poder determinar que puede causar el bajo desempeño del equipo de manera objetiva para ser mejorado en la siguiente iteración, conforme va transcurriendo cada iteración, puede mejorar el desempeño del equipo al aplicar las mejoras que propongan en cada actividad de retrospectiva.

Si no estás cometiendo ningún error, no estás innovando. Si estás cometiendo los mismos errores, no estás aprendiendo.

Rick Warren.

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

View more on Jorge Paz's website »

Like • 0 comments • flag

Published on March 05, 2022 09:11

Como evitar las reuniones de bajo desempeño

En la actualidad, las reuniones virtuales es una actividad frecuente, en especial si los equipos no se encuentran en el mismo país, sin embargo, se ha vuelto habitual que los jefes inmediatos dediquen más del 60% del día a estar en reuniones y en algunos casos, creen que el equipo o proyecto que tienen a cargo se gestionará a base de reuniones, en la mayoría de los casos, los resultados no serán los esperado, sabes por qué? Si deseas saber más, sigue leyendo.

¿Qué pasa cuando siempre estamos en reuniones?

Hay una creencia que entre más reuniones tenga al día, mas importante será dentro de la organización, algunos han pasado mucho tiempo de esa manera y han perfeccionado el arte de estar en reuniones, lo ven como su mayor fortaleza, saben imponerse a los demás, saben que decir en momentos incomodos, etc. He conocido a muchas personas que se han vuelto exitosas dentro de una organización trabajando de esa manera, a muchos les va muy bien cuando no tienen equipos a dirigir o su rol no requiere supervisa equipos directamente, sino que recibe reportes de sus subalternos. Ahora bien, si esta persona si tiene que dirigir equipos, las cosas pueden cambiar, estar mucho tiempo en reuniones puede afectar el desempeño de esta persona y su equipo, estos efectos podrían ser:

Trabajar fuera del horario laboral, la persona que participa todo el día en reuniones tienen que revisar o apoyar al equipo que dirige al final del día. Esto puede atrasar los resultados y generar malestar del equipo porque tengan que esperar a su jefe fuera de horario.Si las reuniones generan compromisos y los involucrados siempre están en reuniones, es muy probable que no los cumplan porque están todo el día en reuniones. He visto que, en algunos casos, no les da el tiempo para delegar esos compromisos a sus subalternos.Se vuelven dependientes de las reuniones, creen que, para realizar una actividad, necesitan realizar una reunión esperando resolverlo en ese momento. En una ocasión, un cliente convocó a una reunión solo por el hecho que estaba en su plan de trabajo, al iniciar dicha sesión, fue claro que era necesario realizar varias actividades para realizar esta reunión, así que se tuvo que agendar otra reunión para tratar este tema con mayor información. Es común ver a las personas que convocan a reuniones que entran a ellas sin prepararse, toman tiempo de esa reunión para armar una presentación o ponerse de acuerdo de los temas a tratar, esto genera molestia dentro de los participantes.Falta de dominio de los temas que están tratando, esto puede ser normal para un gerente de alto nivel, sin embargo, si no tenemos ese nivel de jerarquía, es probable que esperen que tengamos mayor detalle, si nuestros superiores lo notan, es posible que pidan el apoyo de otra persona para tener mayor control del tema a tratar. Así como hay personas que realizan un esfuerzo adicional (fuera de horario) para tener mayor dominio de los temas que se tratan, hay otros que prefieren no esforzarse y defender su posición del porque no saben más del tema que tratan en las reuniones.Desgaste por participar en varias reuniones al día. En una ocasión, apoye a un director de proyecto del cliente, tenía mucha personalidad, se apreciaba que se sentía a gusto participando todo el día en reuniones, sin embargo, se notaba que no conocía a detalle del negocio, por lo que al escuchar de un tema que no conocía, rápidamente comprometía a otras personas a realizar una reunión para conocer del tema, argumentaba que el resto del equipo necesitaba clarificar estos temas, con el tiempo, los participantes de la reunión(virtual), salían de ésta al escuchar al director que iba a solicitar una nueva reunión, con el tiempo, los participantes ya no participaban argumentando tener otras reuniones.No cumplen sus objetivos, algunas personas que están todo el día en reuniones y no alcanzan sus objetivos, no saben porque no los alcanzaron si todo el día están trabajando, otros argumentan que son imprescindibles en las reuniones y con ello justifican el bajo rendimiento de su trabajo.¿Cómo podemos mejorar las reuniones?

Algunas de las causas pasan por no saber manejar las reuniones, sin embargo, hay una causa que muchos líderes de equipos pasan por alto, esta es no saber administrar su tiempo, no están acostumbrados a realizar actividades de acuerdo a las prioridades que tienen, no ven como una opción el mejorar y ser más productivos. Otra causa de un mal rendimiento es no saber delegar, muchas personas tienen la idea que tienen que ser imprescindible, esto baja el rendimiento de su trabajo y del equipo. Algunas buenas prácticas para mejorar el rendimiento de las reuniones son:

Revisar las prioridades de las actividades, determinar qué temas pueden esperar y que temas tienen que abordarse ahora. En una ocasión, un líder me comentaba que tenía muchas reuniones, había adelantado varios temas, pero había otros que estaba atrasado un par de semanas, estaba siendo presionado por sus jefes por estos atrasos. Al preguntarle que faltaba para terminarlos, me comentaba que simplemente le faltaba tiempo para sentarse y finalizarlos. Al hablar un poco más de este tema, se dio cuenta que podía trasladar las reuniones que no eran importante para más adelante, en un par de estos temas, era consciente que tendría que ir a defender ese cambio de agenda y su equipo iba a realizar un esfuerzo extra, sin embargo, lo veía necesario.Identifica a los miembros claves del equipo para delegar el trabajo, es estratégico reunirse con ellos y delegar nuestro trabajo para que lo realicen, se aprovecha para resolver dudas e indicar los objetivos a cumplir. En los equipos de dirigía, hacíamos reuniones al inicio del día, estas reuniones eran de los objetivos a alcanzar, al principio requería pasar cada cierto tiempo del día a sus escritorios (o llamadas cortas) para ver si tenían alguna duda, con el tiempo se fue dejando las reuniones a primera hora del día, en algunas situaciones, nos hablábamos por teléfono antes de llegar a la oficina.Tratar de mantener una hora en el día para realizar reuniones urgentes, esto puede ser difícil de gestionar, agreguemos mayor dificultad si tratamos con un cliente, esto hace que las actividades del día sean más predecibles. Es una práctica común (no quiere decir que sea la mejor práctica) que llamen a reunión a cualquier hora del día y dejemos nuestras actividades a un lado, esto genera que nuestro rendimiento decaiga. Si ya somos parte de ese grupo de personas que estamos en reuniones todo el día, podemos coordinar las agendas de los demás asistentes para que se aborde en una hora específica los temas que aparezcan en el día. Esta es una sugerencia que será difícil de poner en práctica si no sabemos administrar nuestras prioridades. Algunos podrán argumentar que no pueden rechazar una reunión de último momento de sus jefes, esto es cierto, sin embargo, es de analizar si las reuniones son realmente importantes o pueden influenciar a sus jefes en trasladar esa reunión para más adelante. Si esas llamadas urgentes ocurren todos los días, puede ser que la causa sea otra, como una falta de agenda.Involucrar a las personas indispensables a las reuniones, es habitual convocar a más personas «por si necesitamos de su apoyo». Si necesitan consultarle a una persona que no está en la reunión, pregúntense si la respuesta de esa persona desencadena una decisión (y que tan importante es) en esa reunión, si la respuesta es afirmativa, traten de convocarle ahí mismo o en la próxima reunión.Mantener una agenda, las reuniones que no tienen una agenda, tiene altas probabilidades que se salga de control.Preparar las reuniones antes de realizarse. Asegurarse que tienen la documentación correcta para la reunión y que están preparados.

Si bien las reuniones ayudan al éxito de una actividad o proyecto, estas deben manejarse correctamente para no crear una brecha entre las personas que se participan en las reuniones y el equipo que produce un producto, servicio o resultado.

Otros temas que te pueden interesar:

Qué hacer cuando comienzas a dirigir tu primer equipo

La importancia de delegar el trabajo

Mantenerse productivo en la virtualidad

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

View more on Jorge Paz's website »

Like • 0 comments • flag

Published on February 20, 2022 07:30

La importancia de delegar el trabajo

Una de las características de los jefes o líderes con poca experiencia es que no delegan el trabajo, se aferran a realizar el trabajo pensando que no habrá otra persona que lo pueda hacer mejor o que el equipo está muy ocupado para realizar el trabajo. Cuando inicié a dirigir proyectos, pensaba de la misma manera, el resultado fue que tuve mucho estrés, afectó mi vida personal y los resultados no fueron los esperados. Con el tiempo me di cuenta que el delegar el trabajo era la mejor opción cuando tienes una actividad (o proyecto) que es complejo, diriges a un equipo o que es a largo plazo.

¿Porque no delegamos?

Puede que creamos que si tenemos la responsabilidad de entregar un resultado significa que tenemos que hacerlo y no hay otra persona más que pueda realizarlo, sin embargo, es posible que las razones sean otras:

Inseguridad. Pensamos que, si alguien más realiza el trabajo, puede estar en riesgo nuestro puesto. Aunque sea real, no necesariamente sea una causa que nuestro puesto esté en juego, sino que nuestro desempeño general no sea el esperado. Sería mejor trabajar en nuestras aptitudes y actitudes para ser los mejores en lo que hacemos, entre ellos el saber delegar.Capacitación. Puede requerir explicar el contexto del problema o la necesidad de capacitar a las personas para realizar el trabajo, esto puede ser la respuesta más cómoda para no delegar, sin embargo, el tiempo que dedicamos a capacitar tendrá grandes beneficios a mediano plazo, ya que tendremos a un equipo más capacitado para realizar más tareas.Problemas en la calidad o retraso en la entrega de las tareas. Es un riesgo alto a superar a corto plazo, esto puede implicar que se tenga que reemplazar a las personas hasta que se encuentre al ideal para realizar este trabajo.Pueden ganar más experiencia y buscar otro empleo. Este una razón para no delegar o capacitar, algunos jefes argumentan que las personas capacitadas en ciertas actividades se marcharán de la empresa, es una verdad a medias, las personas se van estando capacitadas o no, la causa no es la capacitación, sino que hay otros factores como el salario, el ambiente laboral, etc. Prefiero verlo desde otra perspectiva, que es mejor, tener un equipo que no esté capacitado y esperar los resultados que estamos acostumbrados o tener a un equipo capacitado y cumplir con los objetivos planeados.Es un escape para no cumplir el resto de responsabilidades. Para los lideres o jefes que han sido ascendidos porque eran buenos en lo que hacían en el puesto anterior, se enfocan en seguir realizando estas mismas actividades en un puesto que ya no son requeridos hacerlos. Un ejemplo sería un mecánico, que es ascendido a supervisor y se pone a reparar el motor de un auto (teniendo varios mecánicos a su cargo) descuidando las demás responsabilidades como atención a los clientes, identificación de riesgos en el taller o administración de personal, argumenta que no puede avanzar en las demás responsabilidades porque está ocupado reparando un auto. Esto es común en muchas empresas, el gran problema de ello es que el equipo puede quedarse sin un líder y vaya sin un rumbo definido.Sentirse indispensable. Creen que no serán despedidos y que pueden crecer dentro de la empresa. Algunos logran ese objetivo, otros consiguen un resultado contrario, se estancan en sus puestos. Hace años conocí a un jefe de informática que tenía dos asistentes en una empresa multinacional, el jefe era el único que conocía un sistema informático y nadie más sabia como resolver los problemas de este sistema, con el paso de los años, los asistentes crecieron dentro de la organización, uno llego a ser un director regional, en cambio a este jefe de informática, lo mantenían en su puesto porque era el único que sabía dar mantenimiento a ese software, se acomodó pensando que tenía el puesto asegurado, esta situación finalizó al implementar un nuevo sistema informático y lo despidieron.¿Que ganamos con delegar?

Esto dependerá de lo que creamos sobre este tema, si no estamos acostumbrados a delegar, puede que algunos puntos no tengan sentido al leerlo, puede que sea necesario analizarlo más detenidamente.

Alguien más puede entregar un mejor resultado, fomentando la productividad. Habrá alguien que tenga mejores aptitudes que las nuestras, esto beneficiará al resultado del trabajo que está realizando.Nos enfocamos en las tareas que solo nosotros tenemos que hacer. A esto me refiero que son parte de nuestras responsabilidades y no podemos delegarlas, todas las demás tareas las podemos delegar incluyendo las tareas de baja prioridad o urgencia.Nos da oportunidad de realizar otras actividades. Al delegar, es posible que tengamos tiempo para realizar actividades que no podíamos realizar por falta de tiempo y que son estratégicas.Es una oportunidad de crecimiento y colaboración para el equipo. Es una motivación para ellos porque pueden demostrar sus aptitudes en nuevas actividades que realizan, además nos da una idea de identificar a las personas que tienen la actitud y aptitud de enfrentar un reto.El riesgo de que no se entregue una tarea disminuye. Al conocer varias personas como realizar un trabajo, mejora las posibilidades de entrega en comparación que una sola persona conozca cómo realizar el trabajo y este incapacitada por cualquier motivo.¿Cómo empezamos a delegar?
Identificar las tareas que realizamos. Podemos clasificar las actividades por su prioridad y urgencia (matriz de Eisenhower), las actividades que no sean prioritarias (urgentes o no urgentes) se podrían delegar. Se puede empezar con las actividades no urgentes, de tal manera que, si tuvieran un problema, no impacten en nuestras actividades diarias y nos daría margen a resolverlo con tiempo.Definir qué información necesita la persona que hará el trabajo. Indicar como se desea el trabajo, cual son los objetivos que se deben cumplir y determinar si es necesario capacitarlas.Identificar si hay una necesidad de crear un proceso de capacitación. En ocasiones, al tomar de manera independiente cada tarea que delegamos, no nos damos cuenta que hay ciertos conceptos comunes que se necesitan en el aprendizaje y esto hace que se vuelva a capacitar una y otra vez un mismo concepto. Si logramos identificarlos y podemos reutilizar las capacitaciones asociados a estos temas, ahorramos el tiempo en esta actividad e incluso, puede ser parte del proceso de capacitación de la empresa.Seleccionar a los mejores candidatos. Se puede solicitar información de los perfiles de los candidatos y se podría entrevistar a cada uno de ellos para seleccionar a la persona más adecuada para el trabajo.Realizar un seguimiento continuo de su trabajo, no solo ayudará a mejorar el trabajo que se le ha asignado, sino que también se podrá apreciar su evolución en su desempeño a lo largo del tiempo.

Delegar el trabajo tiene muchas ventajas porque se podrá aprovechar el mejor conocimiento del equipo y contribuye a mejorar el clima laboral.

La primera regla de la gestión es la delegación. No intentes hacerlo todo tú mismo porque no puedes

Anthea Turner.

Temas relacionados:

Mantenerse productivo en la virtualidad

Como conseguir resultados en tus reuniones

8 maneras para mejorar la gestión de proyectos

¿Merece la pena el liderazgo de servicio en la dirección de proyectos?

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades». Con más de 15 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

View more on Jorge Paz's website »

Like • 0 comments • flag

Published on January 23, 2022 06:15

Cómo promover el mindset de crecimiento en la empresa

Hace un tiempo, participé en una reunión donde discutían cambiar el enfoque de trabajo (de cascada a ágil) en los proyectos, empujados por la tendencia en la industria que pertenece esta empresa, algunos de los participantes dijeron que no estaban interesados porque sus clientes no exigían este nuevo enfoque y no tenían interés en hacer el cambio, sin embargo, otro grupo veía como una oportunidad para captar nuevos clientes y recuperar algunos que habían perdido, cada grupo tenía una perspectiva diferente de como ver esta situación. El grupo que estaba a favor del cambio, tenía un mindset de crecimiento mientras que el otro grupo no. ¿Qué es mindset? ¿Qué podemos hacer para tener un mindset de crecimiento? ¿Es posible que las empresas puedan cambiar a mentalidad de crecimiento?

El termino mindset fue definida por Carol Dweck y dice que es «la mentalidad de lo posible, la mentalidad que se puede mejorar», podríamos decir que es la capacidad de aprender y mejorar constantemente, esto implica fracasar y aprender de ello. Es natural que nos resistamos a estos cambios porque lo asociamos al dolor, aunque en algunos casos sea así, en nuestro subconsciente, no ve el beneficio que obtendremos, nos encerramos en los beneficios que tenemos por permanecer en ese estado y no vemos las consecuencias por permanecer inmóviles, que, en algunos casos, será perjudicial en comparación de hacer el cambio. En las empresas ocurre lo mismo, se resisten a los cambios porque asumen que se encuentran en una posición favorable y que tienen suficiente tiempo para analizar que pueden hacer, sin embargo, estas decisiones pueden ser fatales, como lo que ocurrió a BlockBuster o BlackBerry. Para iniciar en trabajar en esta mentalidad de crecimiento, considera lo siguiente:

Identifica los pensamientos limitantes y cámbialos

SI deseas algo, identifica lo que pasa por tu mente, si tus pensamientos son negativos como «no es posible», «no se puede» o «no estoy preparado», estos pensamientos contribuyen a perder de vista los objetivos propuestos, estos pensamientos tienen un impacto mayor en una empresa, en una reunión estaban participando la gerencia y el equipo de trabajo, el equipo tenía claro que debía mejorar un proceso operativo para optimizar la entrega de un producto, esto no llevaría un costo adicional y las expectativas de entregar este producto antes de la fecha eran altas, sin embargo, la gerencia insistía en mantenerse en los procesos actuales, argumentaba que «no estaban preparados», aunque fuera cierto, no había ninguna acción para dar el primer paso, esta posición limitaba al equipo y conforme pasaba las reuniones la frase de la gerencia echaba raíces en el equipo y con el tiempo las iniciativas de mejora fueron nulas. Al identificar estas frases negativas, cámbialos por unos positivos como «si se puede lograr», «¿que necesito para lograrlo?», estas deben repetirse constantemente hasta ser parte de tus pensamientos.

Abraza el cambio y el aprendizaje

Algunos creen que ya no pueden aprender cosas nuevas, sin embargo, no es así, a lo largo de nuestras vidas experimentamos cosas buenas o malas, pudiendo aprender de ellas o no, siempre estamos aprendiendo, un ejemplo ha sido la pandemia, nos hizo que estuviéramos en casa, algunas personas vivían solas en sus apartamentos y no sabían cocinar o realizar algunas actividades domésticas, por lo que tuvieron que hacerlo en más de una ocasión, tuvieron que adaptarse a la situación y salir adelante. El concepto de trabajar en casa era una idea impensable para muchas empresas, sin embargo, la pandemia aceleró esta actividad en cuestión de semanas. Algunos sufrieron y otros no por este cambio, algunas empresas con el tiempo regresaron a la normalidad otros se quedaron en la virtualidad, fue un cambio necesario y las personas se adaptaron, entonces, ¿es posible adaptarse al cambio? La respuesta es sí, la clave de ello es tener una actitud para aceptar ese cambio y aprender, las personas con una actitud positiva, verán un mundo de posibilidades, no limitan el aprendizaje en obtener un título, sino que verán oportunidades en la experiencia valuada, en lo que pasa a su alrededor, en sus fracasos, en lo que leen, etc.

Desarrollar un plan de acción

El concepto de crecimiento puede ser ambiguo para muchos y puede ser cierto al inicio, una buena práctica es identificar un objetivo general y a partir de ahí, comenzar a desglosarlo en partes más pequeñas, esto hará que hay avances concretos en especial si hay fechas para alcanzarlo. Definir un plan de crecimiento para una empresa es estratégico ya que hará que las personas involucradas puedan medir sus resultados, ayuda a motivarlos, un plan puede ayudar a identificar cómo se hará, a quienes involucrar, que recursos se necesita, porque es necesario, a quien comunicar, etc. Idealmente, el plan tiene que documentarse (texto, presentación, infografía, etc.) para ser consultado en todo momento.

Cambiar el mindset en una empresa, requiere de actividades adicionales, ya que no solo se trata de cambiar la mentalidad de una persona sino de toda una organización, algunas actividades a considerar podrían ser:

Comienza con la gerencia. Es común comenzar estos cambios con los equipos y luego llevarlos a la gerencia, esto puede llevarte mucho tiempo y esfuerzo, es más provechoso comenzar con el líder (o gerente general) de la empresa y luego llevarlo a los demás porque se tendrá el apoyo de éste y sus subalternos lo seguirán, el efecto será mayor y en menos tiempo.Considerar la resistencia al cambio. Cada persona tiene una forma diferente de pensar, algunos no se sienten cómodos por el cambio y se resistirán. Apoyé hace un tiempo en un proyecto de cambio de sistema de software, era más sencillo y más eficiente, sin embargo, las personas que lo utilizaban lo rechazaban porque pensaban que los iban a reemplazar por personas más jóvenes, no contemplar la resistencia al cambio hizo que el proyecto se alargara más de lo esperado. Muchas empresas no le dan el valor correcto al manejo del cambio, creen que las personas harán lo que se les pide, esto puede generar conflictos que perjudican a la empresa.Apoyar a las personas a demostrar sus capacidades. Es un tema que se escucha a menudo con los miembros de una empresa, sienten que no tienen oportunidades de demostrar todas sus capacidades porque el tipo de trabajo que realizan no les da esa oportunidad o que su jefe inmediato los limita. El apoyo tiene grandes recompensas como hacerlos comprometerse más y motivarlos a hacer mejor su trabajo.Empoderar. Apoyar que las personas puedan tomar sus decisiones respecto a las actividades que utiliza, algunos beneficios de ellos es descubrir líderes dentro del equipo, disminuir la gestión del equipo e incrementar el compromiso de finalizar sus actividades.Apoyar la capacitación. Cambiar de mentalidad implica crecer y puede implicar en capacitarse, algunos jefes creen que si capacita a su equipo estos renunciarán por lo que es mejor no capacitarlos, sin embargo, aunque el riesgo que renuncien existe, hay mejores probabilidades de éxito con un equipo capacitado que uno que no tenga las aptitudes necesarias para realizar el trabajo.

Apoyar una mentalidad de crecimiento es una buena opción para que las empresas puedan adaptarse a las nuevas tendencias de un mundo globalizado, sin embargo, esto requiere que cada persona tenga una mentalidad de crecimiento.

Solo una mente educada puede entender un pensamiento diferente al suyo sin necesidad de aceptarlo.

Aristóteles

Otros artículos que te pueden interesar:
Cómo pensar diferente para alcanzar lo que deseamos

Qué hacer cuando comienzas a dirigir tu primer equipo

Afronta las malas experiencias e incrementa tu liderazgo

Mantenerse productivo en la virtualidad

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades«. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

View more on Jorge Paz's website »

Like • 0 comments • flag

Published on December 27, 2021 05:45

Mantenerse productivo en la virtualidad

El trabajo remoto se pensaba que no era viable para muchas industrias años atrás, sin embargo, la pandemia demostró que se podía lograr en un corto plazo, es una actividad que se ve normal y ha hecho cambiar los procesos de trabajo en muchas empresas. Incluso, algunos abandonaron la modalidad de alquilar oficinas de manera permanente y pasaron a un concepto de coworking, donde reducen los costos al utilizar las instalaciones según lo necesiten. El trabajo remoto no solo se limitó a tener un efecto en los costos, estado emocional, los hábitos, sino que también afectó en cómo ser productivos al trabajar en casa.

¿Cómo ha cambiado la productividad?

La productividad es una relación entre los resultados que obtenemos y los recursos (incluyendo el tiempo) que nos ha llevado para obtener este resultado. Cada empresa ha respondido de manera diferente a la pandemia y esto ha afectado a la productividad, algunas de ellas se adaptaron a esta situación y pudieron aprovecharlo, reduciendo costos, mejorando procedimientos, encontrando oportunidades, etc. Mantener o mejorar la productividad pasa por cambiar la mentalidad de cómo hacer el trabajo y de herramientas que pueden ayudar a medirla.

¿Será más productivo trabajar en casa?

Es un reto distinto para cada industria, para las empresas que podían permitir que sus empleados pudieran trabajar en casa, no era suficiente ofrecer el soporte técnico para que los empleados se conectaran a la oficina, tenían que trabajar en cambiar la mentalidad de cómo medir la productividad. Para algunos jefes que estaban acostumbrados ver a sus compañeros en un horario laboral, podían evidenciar que estaban siendo productivos, sin embargo, en el trabajo remoto no sabían si estaban trabajando o no, esto les daba inseguridad. Esta situación se da también para los miembros del equipo, hay quienes prefieren trabajar en la oficina porque les es más fácil permanecer enfocados, habrá otras que prefieran estar en casa porque pueden pasar más tiempo con su familia o vea otros beneficios el trabajar casa. Uno de los retos de trabajar en casa es cómo mantener o mejorar nuestra productividad, puede que la manera en que se hace el trabajo en la oficina no dé el mismo resultado al trabajar en casa porque hay más distractores, esto significa que hay que hacer algunos cambios en nuestras actividades para mejorar la productividad.

¿Qué hacer para ser más productivo?

Algunas causas de no cumplir los objetivos es perder el enfoque de lo que tenemos que realizar, nos distraemos con facilidad en especial con el celular. Si no tenemos una rutina cada día, será más difícil alcanzar nuestro objetivo diario. Algunas actividades que ayudan a alcanzar los objetivos son:

Define tus prioridades, determinar qué actividades te agregan valor o que sean urgentes (y que no puedas delegar) para colocarlos como alta prioridad, si tu trabajo no tiene que ver con las redes sociales, estas deben ir a la cola de las prioridades.Planificar que haremos en el día, planificar al iniciar la mañana (o la noche anterior) las actividades que debemos finalizar al final del día. Si hay algún objetivo a cumplir en un futuro, se puede definir cuál será la actividad que se hará en el día de hoy para contribuir en ese objetivo futuro.Crea rutinas diarias, define la hora en que te levantarás y las actividades que harás todos los días. Al crear rutinas diarias, tendrás mayor claridad del tiempo que tienes para realizar esas actividades que se presentan cada día.Mejorar la comunicación con el resto del equipo, la falta de comunicación es una causa que la productividad baje, en especial si tenemos dudas en el trabajo que debemos realizar.Si eres parte de un equipo, asegurarse que todos los miembros tengan claros sus objetivos será determinante para tener un buen rendimiento. No tener al equipo cerca y limitarse a reunirse para tratar temas específicos puede descuidar la alineación del equipo a un objetivo común.Evaluar y mejorar los procesos que se realizan para alcanzar los objetivos, cada persona en casa tiene diferentes retos y es probable que se tenga que realizar pruebas para mejorar la productividad en casa, es necesario tener una mentalidad de mejora para que se vaya adaptando la forma de trabajar dependiendo a la situación que se encuentra en ese momento, puede que una estrategia de trabajar en casa haya funcionado al inicio, sin embargo, con el paso de los meses, es necesario hacer mejorar para mantener el mismo nivel de productividad.Tips para trabajar en casa

Estar en un lugar por mucho tiempo puede generar cansancio, sobrepeso dolores musculares y distracciones por decir algo, cuando trabajábamos en la oficina puede que hayamos tenido mayor actividad en comparación de trabajar en casa, es esencial realizar algunas actividades para mejorar esta situación:

Estar todo el día en una silla, puede ser perjudicial para tu salud. Realiza ejercicios, esto ayudará a relajarte y mantenerte en forma.Aplica la técnica Pomodoro que es hacer una pausa de 30 minutos (por ejemplo), para distraerte un poco y hacer estiramientos por unos 5 minutos, esto te ayuda a mantenerte concentrado en lo que estás trabajando.Establece límites en tu trabajo, se ha observado que muchas personas trabajan más horas en casa que en la oficina, esto puede tener muchas causas, como dedicarse a otras actividades en tu horario laboral, dar más de lo que se te pide, etc. Es mejor definir hasta que hora dejarás de trabajar para mantener tu ritmo de trabajo durante la semana, si crees que necesitas más horas de trabajo, puede que sea el momento de registrar que actividades realizas en el día y analizar qué actividades puedes dejar de hacer o delegarlas.

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades«. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

View more on Jorge Paz's website »

Like • 0 comments • flag

Published on October 30, 2021 06:45

Mantenerse productivo en casa

El trabajo remoto se pensaba que no era viable para muchas industrias años atrás, sin embargo, la pandemia demostró que se podía lograr en un corto plazo, es una actividad que se ve normal y ha hecho cambiar los procesos de trabajo en muchas empresas. Incluso, algunos abandonaron la modalidad de alquilar oficinas de manera permanente y pasaron a un concepto de coworking, donde reducen los costos al utilizar las instalaciones según lo necesiten. El trabajo remoto no solo se limitó a tener un efecto en los costos, estado emocional, los hábitos, sino que también afectó en cómo ser productivos al trabajar en casa.

¿Cómo ha cambiado la productividad?

La productividad es una relación entre los resultados que obtenemos y los recursos (incluyendo el tiempo) que nos ha llevado para obtener este resultado. Cada empresa ha respondido de manera diferente a la pandemia y esto ha afectado a la productividad, algunas de ellas se adaptaron a esta situación y pudieron aprovecharlo, reduciendo costos, mejorando procedimientos, encontrando oportunidades, etc. Mantener o mejorar la productividad pasa por cambiar la mentalidad de cómo hacer el trabajo y de herramientas que pueden ayudar a medirla.

¿Será más productivo trabajar en casa?

Es un reto distinto para cada industria, para las empresas que podían permitir que sus empleados pudieran trabajar en casa, no era suficiente ofrecer el soporte técnico para que los empleados se conectaran a la oficina, tenían que trabajar en cambiar la mentalidad de cómo medir la productividad. Para algunos jefes que estaban acostumbrados ver a sus compañeros en un horario laboral, podían evidenciar que estaban siendo productivos, sin embargo, en el trabajo remoto no sabían si estaban trabajando o no, esto les daba inseguridad. Esta situación se da también para los miembros del equipo, hay quienes prefieren trabajar en la oficina porque les es más fácil permanecer enfocados, habrá otras que prefieran estar en casa porque pueden pasar más tiempo con su familia o vea otros beneficios el trabajar casa. Uno de los retos de trabajar en casa es cómo mantener o mejorar nuestra productividad, puede que la manera en que se hace el trabajo en la oficina no dé el mismo resultado al trabajar en casa porque hay más distractores, esto significa que hay que hacer algunos cambios en nuestras actividades para mejorar la productividad.

¿Qué hacer para ser más productivo?

Algunas causas de no cumplir los objetivos es perder el enfoque de lo que tenemos que realizar, nos distraemos con facilidad en especial con el celular. Si no tenemos una rutina cada día, será más difícil alcanzar nuestro objetivo diario. Algunas actividades que ayudan a alcanzar los objetivos son:

Define tus prioridades, determinar qué actividades te agregan valor o que sean urgentes (y que no puedas delegar) para colocarlos como alta prioridad, si tu trabajo no tiene que ver con las redes sociales, estas deben ir a la cola de las prioridades.Planificar que haremos en el día, planificar al iniciar la mañana (o la noche anterior) las actividades que debemos finalizar al final del día. Si hay algún objetivo a cumplir en un futuro, se puede definir cuál será la actividad que se hará en el día de hoy para contribuir en ese objetivo futuro.Crea rutinas diarias, define la hora en que te levantarás y las actividades que harás todos los días. Al crear rutinas diarias, tendrás mayor claridad del tiempo que tienes para realizar esas actividades que se presentan cada día.Mejorar la comunicación con el resto del equipo, la falta de comunicación es una causa que la productividad baje, en especial si tenemos dudas en el trabajo que debemos realizar.Si eres parte de un equipo, asegurarse que todos los miembros tengan claros sus objetivos será determinante para tener un buen rendimiento. No tener al equipo cerca y limitarse a reunirse para tratar temas específicos puede descuidar la alineación del equipo a un objetivo común.Evaluar y mejorar los procesos que se realizan para alcanzar los objetivos, cada persona en casa tiene diferentes retos y es probable que se tenga que realizar pruebas para mejorar la productividad en casa, es necesario tener una mentalidad de mejora para que se vaya adaptando la forma de trabajar dependiendo a la situación que se encuentra en ese momento, puede que una estrategia de trabajar en casa haya funcionado al inicio, sin embargo, con el paso de los meses, es necesario hacer mejorar para mantener el mismo nivel de productividad.Tips para trabajar en casa

Estar en un lugar por mucho tiempo puede generar cansancio, sobrepeso dolores musculares y distracciones por decir algo, cuando trabajábamos en la oficina puede que hayamos tenido mayor actividad en comparación de trabajar en casa, es esencial realizar algunas actividades para mejorar esta situación:

Estar todo el día en una silla, puede ser perjudicial para tu salud. Realiza ejercicios, esto ayudará a relajarte y mantenerte en forma.Aplica la técnica Pomodoro que es hacer una pausa de 30 minutos (por ejemplo), para distraerte un poco y hacer estiramientos por unos 5 minutos, esto te ayuda a mantenerte concentrado en lo que estás trabajando.Establece límites en tu trabajo, se ha observado que muchas personas trabajan más horas en casa que en la oficina, esto puede tener muchas causas, como dedicarse a otras actividades en tu horario laboral, dar más de lo que se te pide, etc. Es mejor definir hasta que hora dejarás de trabajar para mantener tu ritmo de trabajo durante la semana, si crees que necesitas más horas de trabajo, puede que sea el momento de registrar que actividades realizas en el día y analizar qué actividades puedes dejar de hacer o delegarlas.

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades«. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.