9 tips untuk membantu Anda menulis email yang lebih kuat
1. Lakukan yang terbaik untuk membiasakan diri dengan etiket (sekarang dikenal sebagai “etiket”) yang terlibat dalam menulis email. Ada banyak situs referensi dan buku bagus di internet yang akan memberi tahu Anda dasar-dasarnya. Saya tahu mungkin agak mahal untuk mementingkan detail sosial ketika internet pada dasarnya sangat informal. Namun, suka atau tidak suka, banyak orang menganggap etika internet sangat serius. Jadi, jika Anda menulis email bisnis, Anda harus berasumsi bahwa penerima Anda mungkin salah satu dari mereka…
2. Jangan pernah mengirim dan sebaiknya jangan mencoba menulis email jika Anda marah, kesal, mabuk, atau benar-benar di luar kendali. Jika Anda memiliki percakapan yang panas dengan seseorang di telepon, terkadang Anda dapat mengacaukan segalanya. Tetapi dengan email, setelah Anda menekan kirim, Anda akan menemukan apa pun yang Anda tulis di sana, terukir menjadi lempengan batu, selama penerima ingin menatapnya. Pepatah lama tentang “hitung sampai sepuluh” sebelum menanggapi tidak bisa lebih benar di sini. Jangan mengirim email marah kecuali Anda dapat menangani perasaan yang ditimbulkan oleh penerima atau hanya tidak peduli!
3. Satu hal yang mungkin tidak Anda pikirkan adalah bahwa mungkin perlu dipikirkan dengan hati-hati tentang waktu Anda mengirim email. Pertama-tama, selalu merupakan ide yang baik untuk menghindari pengiriman email yang bertepatan dengan kesibukan Senin pagi dan pemalasan Jumat sore. Selain itu, saya terkadang menemukan bahwa email yang dikirim ke bisnis selama akhir pekan akhirnya hilang di dunia maya. Dan pada tingkat yang lebih halus, jika penerima melihat Anda mengirim email pada hari Minggu pagi atau larut malam, mereka mungkin merasa bahwa mereka dapat mengganggu Anda untuk percakapan bisnis pada waktu yang sama. Meskipun Anda mungkin berpikir itu keren untuk meyakinkan klien bahwa Anda bekerja sepanjang waktu, pasangan Anda tidak akan melakukannya ketika klien yang sama menelepon Anda di tengah malam.
4. Karena hampir setiap orang pernah terinfeksi virus komputer, dapat dimengerti bahwa orang-orang waspada terhadap lampiran. Saya tidak pernah mengirim lampiran kepada siapa pun yang tidak saya kenal dengan baik, dan saya tidak pernah membuka lampiran kecuali dari orang yang saya kenal baik. Dan kemudian beberapa virus dan worm kontemporer mengkloning diri mereka sendiri ke nama dan alamat email asli, jadi bahkan email yang mengaku dari seseorang yang Anda kenal mungkin saja terinfeksi. Jika ragu, tambahkan teks ke badan email Anda, atau hubungi penerima sebelumnya dan pastikan mereka senang menerimanya sebagai lampiran.
5. Tata letak email adalah sesuatu yang jarang diperhatikan orang, terutama jika sistem mereka (seperti saya) hanya menggunakan teks. Namun, bahkan dengan teks sederhana, tata letak yang wajar dapat membuat semuanya lebih mudah dibaca. Di atas segalanya, Anda harus menghindari menulis email yang tersebar di seluruh layar. Sangat sulit untuk membaca dan untuk dapat melihat semuanya dengan benar sebagai teks, pembaca mungkin harus mengotak-atik tentang mengubah font. Format paling aman untuk digunakan terdiri dari baris yang tidak lebih dari 65 karakter. Ini cocok, berfungsi di mana saja dan membuat email lebih mudah dilihat.
6. Baris subjek Anda harus fokus pada apa yang pembaca miliki untuk mendapatkan perhatian mereka. Anda akan menemukan bahwa cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan memasukkan beberapa jenis manfaat. Misalnya, jika Anda menulis email tentang anggaran proyek yang disesuaikan ke bawah, alih-alih mengatakan “Proyek X – biaya direvisi”, katakan “Proyek X – biaya dikurangi XX%”. Jika tidak ada manfaat nyata untuk digunakan, cobalah untuk membuatnya menyenangkan dan menarik. Juga, hindari kata-kata yang dibenci filter spam seperti “gratis”, “berlangganan”, dll.
7. Penulisan online harus ringkas dan jelas, sebagian besar karena layar merupakan sarana membaca yang tidak ramah bagi kebanyakan orang. Hanya untuk alasan ini, prinsip KISS (keep it short and simple) berguna. Dengan email, Anda harus langsung ke pokok permasalahan dan tetap pada topik. Seseorang yang menerima lusinan email setiap hari tidak punya waktu untuk mempelajari banyak pembukaan. Dengan menyatakan poin Anda secara singkat, Anda akan memiliki peluang terbesar untuk menghindari nasib memalukan karena dihapus.
8. Dalam hal gaya penulisan, di sini lebih dari media lain, sangat berguna untuk menulis saat orang sedang berbicara. Selain itu, Anda akan membuat email Anda lebih jelas dan ringkas jika Anda mengabaikan semua kecuali kata sifat dan kata keterangan yang penting. Buat kalimat Anda singkat, dan sertakan hanya satu gagasan utama atau satu gagasan utama per kalimat. Paragraf tidak boleh terdiri dari lebih dari 6 kalimat maks – kurang jika memungkinkan. Dan jika Anda mencantumkan lebih dari dua item, gunakan poinnya.
9. Jika Anda menulis email bisnis, manfaatkan kemudahan tanda tangan yang mengikuti nama Anda. Mengejutkan betapa banyak orang yang gagal menggunakan fasilitas ini dengan benar – meskipun demikian, ini adalah kesempatan bagus bagi Anda untuk memberikan beberapa kata promosi. Karena tanda tangan email akhirnya muncul, penerima tidak akan marah karenanya. Bahkan, asalkan berisi informasi kontak yang berguna, itu akan dianggap sebagai tambahan yang berguna untuk pesan Anda. Dan bahkan jika email Anda hanya berupa teks, Anda masih dapat membuatnya terlihat cukup cerdas.
