Make Time: Cómo enfocarte en lo que importa cada día (Spanish Edition)

by Jake Knapp

Queremos que empieces cada día pensando en qué quieres colocar el foco. Si al final del día alguien te pregunta «¿Qué ha sido lo mejor que te ha pasado hoy?», ¿cuál desearías que fuera tu respuesta? Cuando piensas en el día transcurrido, ¿con qué actividad, logro o momento quieres deleitarte? Esa es tu Prioridad.

La Prioridad no será lo único que harás cada día. Después de todo, la mayoría no podemos ignorar nuestras bandejas de entrada ni decir no a nuestros jefes. Pero escoger una Prioridad te da la oportunidad de ser proactivo a la hora de emplear tu tiempo, en lugar de dejar que la tecnología, los predeterminados de la oficina y otras personas administren tu agenda. Y aunque el «club de los ajetreados» te diga que debes intentar ser lo más productivo posible cada día, sabemos que es mejor que te centres en tus prioridades incluso si esto significa que no termines todas las tareas.

Tu Prioridad le da un punto focal a cada día. Las investigaciones demuestran que la manera como experimentas los días no está determinada principalmente por lo que te ha ocurrido. De hecho, tú creas tu propia realidad escogiendo aquello en lo que vas a centrar tu atención.1 Te parecerá obvio, pero creemos que es muy importante: puedes diseñar tu tiempo escogie...

Tres maneras de elegir tu Prioridad Escoger tu Prioridad empieza por preguntarte: ¿Qué quiero que sea mi Prioridad hoy?

Así pues, ¿cómo vas a elegirla? Nosotros usamos tres criterios para elegir la Prioridad.

Urgencia La primera estrategia tiene que ver con la urgencia: ¿Qué es lo más urgente hoy?

La segunda estrategia para elegir la Prioridad se basa en pensar en tu satisfacción. Al final del día, ¿qué Prioridad me dará más satisfacciones?

Alegría La tercera estrategia se basa en la alegría: Cuando piense en el día de hoy, ¿qué me aportará más alegría?

¿Qué estrategia deberías usar en un día cualquiera? Creemos que la mejor manera de escoger una Prioridad es confiar en tu intuición a la hora de decidir si para hoy es mejor una Prioridad urgente, una alegre o una satisfactoria.2

Una regla que no falla es escoger una Prioridad que te tome de sesenta a noventa minutos.

1. Anótala Sí, sabemos que parece obvio, pero hay algo especial, casi mágico, si anotas tus planes: es más probable que ocurran las cosas si las escribes. Si pretendes ganar tiempo para tu Prioridad, empieza anotándola. Haz que anotar tu Prioridad sea una rutina diaria y simple. Puedes hacerlo a cualquier hora, pero al anochecer —antes de irte a la cama— y por la mañana suelen ser los mejores momentos para la mayoría de las personas. A JZ le gusta pensar en su Prioridad del día siguiente mientras se relaja al anochecer. Yo, Jake, elijo mi Prioridad por la mañana, entre el desayuno y el trabajo.

Reescribe la lista por orden de prioridad

8. Planea la Prioridad Si quieres encontrar tiempo para la Prioridad, empieza por tu agenda. Igual que anotar la Prioridad (#1), esta táctica es de lo más fácil: 1.Piensa cuánto tiempo quieres emplear en la Prioridad. 2.Piensa cuándo quieres hacer la Prioridad. 3.Añade la Prioridad a tu agenda.

9. Bloquea la agenda Si empiezas con una agenda vacía, puedes planear tu Prioridad en el horario ideal, cuando tienes más energía y cuando estás más concentrado. Pero, para la mayoría de nosotros, empezar el día con una agenda vacía es igual de probable que encontrarse un billete de mil dólares en la acera: podría ocurrir, pero mejor no contar con ello.4 Y, si encima trabajas en una oficina donde tus compañeros pueden añadir reuniones a tu agenda, olvídate. Tendrás que usar otro enfoque: utiliza a diario los bloques «dejar libre» para ganar tiempo para la Prioridad.

En muchos sentidos, Graham tenía la típica agenda de un directivo corporativo. Cada día estaba llena de reuniones. Pero había algo inusual: cada día de 6:00 a 11:00 de la mañana, Graham tenía una reunión consigo mismo. «Este es mi tiempo. Me levanto temprano, voy a la oficina temprano, me voy al gimnasio, tomo algo para desayunar y después trabajo un par de horas, antes de que empiecen las reuniones», decía Graham.

ya que estábamos en ello, adoptamos un par de trucos más. Juega a la ofensiva, no a la defensiva.

No seas avaricioso. Es verdad que dijimos que debías bloquear tu agenda, pero no deberías llenarla con eso. Es bueno dejar espacio desbloqueado para las oportunidades que puedan surgir, y tus colegas apreciarán que estés disponible.

Tómatelo en serio. Si no te tomas estos compromisos seriamente, los demás tampoco lo harán. Trata esos bloques como si fueran reuniones importantes y, cuando las personas intenten sobrerreservar tu tiempo, recuerda la respuesta simple pero efectiva de Graham: «Ya tengo planes».

10. Despeja la agenda con una excavadora Si no puedes bloquear tu agenda, hay otra forma de despejar tiempo para tu Prioridad: usa una excavadora. Imagina una minúscula excavadora que va pasando por tu agenda, desplazando los eventos arriba y abajo. La excavadora puede comprimir una reunión quince minutos y otra otros treinta. Puede empujar una reunión individual de la mañana a la tarde, o adelantar la comida media hora para que tengas un par de horas seguidas para tu Prioridad. La excavadora puede incluso amontonar todas tus reuniones en uno o dos días de la semana, liberando así los demás días para que puedas trabajar solo.

Bloquear, excavar y retractarse son maneras de ganar tiempo para tu Prioridad. Pero la mejor manera para escapar de las obligaciones de baja prioridad es no aceptarlas en primera instancia.

13. Planifica el día Cuando coordinábamos los esprints de diseño en Google Ventures, planificábamos cada día hora a hora, incluso minuto a minuto. Cada esprint era una oportunidad para perfeccionar nuestra fórmula. Hacíamos un seguimiento de las idas y venidas del trabajo a lo largo del día —cuándo bajaba el nivel de energía, cuándo las cosas iban demasiado despacio o rápido— e íbamos haciendo los ajustes según las necesidades. Bloquear la agenda y planear la Prioridad es una manera óptima para empezar a ganar tiempo. Pero puedes llevar esta mentalidad proactiva e intencional a otro nivel aprendiendo de los esprints y diseñando todo el día. JZ lo ha estado haciendo durante muchos años, estructurando el tiempo de su agenda así:

Tenerlo todo tan planificado puede parecer irritante: «¿Y qué hay de tu libertad y espontaneidad?». Pero, en realidad, un día estructurado proporciona libertad. Cuando no tienes un programa, has de estar decidiendo constantemente qué harás a continuación, y puedes distraerte pensando en lo que podrías o deberías hacer. Pero un día perfectamente planificado te da la libertad de concentrarte en cada momento. En lugar de pensar qué harás después, eres libre para concentrarte en cómo lo haces. Puedes fluir, fiándote del plan que ha diseñado tu yo pasado. ¿Cuál es el mejor momento para comprobar el correo electrónico? ¿Cuánto tiempo debería tomarme? Puedes diseñar las respuestas de antemano, en lugar de reaccionar al momento.

Comparto mis trucos con cualquier ser nocturno que quiere empezar a levantarse temprano: Empieza con la luz, el café y algo que hacer No subestimes la importancia de la luz del día para despertarte. Los humanos estamos programados para levantarnos cuando hay luz e irnos a dormir cuando oscurece. Pero, si quieres ganar tiempo para tu Prioridad antes de que empiece la jornada laboral, no puedes esperar a que salga el sol; durante la mayor parte del año en casi todo el mundo la gente se tiene que levantar antes de la salida del sol. Así que, cuando me levanto, enciendo todas las luces de mi apartamento —o del barco cuando estoy allí—. Y siempre intento ver el amanecer, incluso si es una o dos horas después de que me haya levantado;

El café también es muy importante para mí. Seguro, la cafeína nos gusta, pero la rutina de preparar el café es esencial para mis mañanas. Tardo quince minutos en prepararlo usando una técnica simple: hervir agua, moler los granos, poner el filtro, añadir el café molido y verter el agua. Es un proceso más laborioso que usar una máquina, pero de eso se trata. Mi lento ritual para preparar café me mantiene ocupado durante el periodo de fuerza de voluntad débil, sabiendo que podría estar comprobando el correo electrónico o irme a Twitter, y es muy probable que ambas actividades me lleven a un vórtice de improductividad reactivo. En lugar de eso, estoy en la cocina de mi apartamento (o del barco), me despierto despacio, pienso en el día que tengo por delante, y disfruto de una taza de café recién molido mientras empiezo a trabajar en mi Prioridad.

Sin embargo, incluso con la luz, el café y algo para hacer, es difícil levantarse temprano sin antes hacer unos ajustes a la rutina nocturna. Diseña la noche anterior Empieza realizando una evaluación honesta de cuántas horas de sueño necesitas y cuántas duermes. Me siento mejor cuando duermo de siete a ocho horas —a veces nueve, especialmente en invierno—. Muchos días me levanto alrededor de las 5:30 de la mañana, eso significa que debo irme a la cama sobre las 9:30 de la noche. Si eres un ser nocturno, pensarás que es imposible quedarte dormido tan temprano. Esto es lo que creía yo. Pero para la mayoría de nosotros, es la sociedad, no nuestro cuerpo, quien dicta nuestra hora de ir a la cama. Si quieres intentar reiniciar este ajuste predeterminado, te voy a mostrar unos consejos que te ayudarán.

Finalmente, ajusta tu entorno para relajar el cuerpo y dejarle entender que es hora de ir a la cama. Empiezo bajando la intensidad de las luces. Apago las periféricas de la cocina y del pasillo, luego enciendo las lámparas del salón y del dormitorio. Mi rutina preferida —y la más friki de todas, con diferencia— es la del repliegue: alrededor de las 7:00 de la tarde, cierro las cortinas del dormitorio, saco los cojines decorativos de la cama y abro el edredón (si quieres saber más, mira la #84, «simula la puesta de sol»).

En nuestros esprints de diseño, nos dimos cuenta de que, si terminábamos de trabajar antes de que las personas estuvieran exhaustas, la productividad semanal incrementaba drásticamente. Incluso acortar el día treinta minutos marcaba una gran diferencia.

A menos que… te distraigas. La distracción es el enemigo del modo Láser. Es como una bola de discoteca gigante que se interpone en la trayectoria de tu rayo láser: la luz va por todas partes, excepto en dirección al objetivo. Cuando eso ocurre, es fácil que pierdas de vista tu Prioridad.

Apple dice que las personas abren su iPhone una media de 80 veces al día, y un estudio de 2016 de la empresa de investigación de usuarios Dscout mostró que las personas tocan su móvil una media de 2.617 veces al día. Estar distraído se ha convertido en el nuevo estado predeterminado.

Las empresas tecnológicas ganan dinero cuando usas sus productos. No te ofrecen pequeñas dosis a voluntad; te ofrecen la manguera de los bomberos. Y, si hoy es tan difícil resistirse a esas «piscinas infinitas», más lo será mañana.

Es como el interés compuesto. Cuanto más tiempo estés centrado en tu Prioridad, más inmerso estarás y mejor trabajarás.

Pero no son solo las «piscinas infinitas» las que crean cráteres del tiempo. También hay que tener en cuenta el tiempo de recuperación. Los quince minutos de una «comida rápida» pueden costarte unas tres horas más de «coma alimentario». Estar despierto mirando la televisión puede costarte una hora menos de sueño y todo un día con poca energía. Y también se pierde el tiempo por anticipado: cuando no empiezas tu Prioridad porque tienes una reunión dentro de treinta minutos, aquí tienes otro cráter del tiempo. ¿Dónde están tus cráteres del tiempo? Esto tienes que verlo tú mismo. No puedes evitarlos todos, pero sí puedes esquivar algunos de ellos; y, cada vez que lo hagas, ganarás tiempo.