Thứ mà tất cả các nhân viên của Toyota phải có khi họp là gì?
Trên tay tất cả các nhân viên Toyota lúc nào cũng có một tờ tài liệu. Đây là khung cảnh thường thấy và xảy ra như một lẽ đương nhiên tại công ty. Chẳng hạn, các nhóm sẽ họp mỗi tuần một lần và trong các cuộc họp, cả trưởng nhóm và khoảng mười mấy nhân viên đều cầm một tờ giấy A3, trong đó tổng hợp lại tình hình tiến độ công việc của từng thành viên. Ở Toyota, tất cả các tài liệu dùng trong công việc đều được trình bày trên một trang A3 hoặc A4, và thói quen ấy đã trở thành một nét văn hoá trong toàn thể công ty.
Báo cáo, kế hoạch, tài liệu cuộc họp, biên bản ghi nhớ nội dung cuộc họp, tài liệu dùng khi đi đàm phán với khách hàng, bài phát biểu, danh sách xác nhận lịch trình, tài liệu dùng để đánh giá khi phỏng vấn ứng viên… cho dù là loại tài liệu nào, có nội dung phức tạp đến đâu đi nữa, về nguyên tắc đều sẽ chỉ dùng “Một trang giấy”. Việc này có thể ư? Trong khi mỗi lần hội họp, trên tay mỗi người chúng ta đều lỉnh kỉnh hàng sấp giấy tờ nhiều không kể nổi? Nhưng đó là sự thật. Cũng giống như cách USB được phát minh ra để chứa hơn chục GB dữ liệu, thì “một trang giấy” hoàn toàn có thể chứa cả chục sấp giấy tờ đang khiến bạn khổ sở. Đây là một phương pháp tóm tắt, trình bày vô cùng khoa học và đặc biệt tiết kiệm thời gian, đồng thời tăng hiệu quả diễn đạt mà bất kỳ ai cũng nên học hỏi.
Phương pháp này không chỉ có hiệu quả tại các công ty như Toyota, mà còn có thể áp dụng cho rất nhiều hoàn cảnh khác. Hãy tổng hợp tài liệu của mình vào “Một trang giấy” cho dù đó là những bản kế hoạch, báo cáo có nội dung phức tạp hay biên bản ghi chép cuộc họp, bài phát biểu, quản lý lịch trình dài đến đâu đi nữa.
Có nhiều người cảm thấy việc sắp xếp thông tin, tổng hợp ý kiến, truyền đạt nội dung công việc là khó và mất thời gian, có thể đó là do họ chưa được dạy cách làm. Vì những lý do trên, tác giả đã viết cuốn sách Tất cả trên một trang giấy – Kỹ thuật tóm tắt học được từ Toyota, với mong muốn truyền đạt được tới bạn đọc phương pháp “Một trang giấy” vô cùng thú vị này.
“Cụ thể thì làm thế nào để có thể sắp xếp thông tin?”
“Làm thế nào để tổng hợp được ý kiến một cách tốt nhất?”
“Nên truyền đạt ra sao?”
Kỹ thuật “Một trang giấy” chắc chắn sẽ có ích với những người đã từng tự hỏi những câu hỏi trên. Nếu có một tờ giấy, bút ba màu: xanh lá cây – xanh da trời – đỏ, ai cũng có thể dễ dàng sắp xếp thông tin, tổng hợp ý kiến, nâng cao năng lực truyền đạt. Nhất định, bạn nên thử một lần.
Very simple way to improve communication skill. Anyhow, it's a little bit too simple. The concept of Excel 1 and 1P3Q is great. Will try to practice it then.
Title Tiếng Việt của cuốn sách là: "TẤT CẢ TRÊN MỘT TRANG GIẤY". Vì không có info của cuốn tiếng Việt trên goodreads nên mình sẽ review vào đây.
Nội dung: - Thông điệp chính: Cung cấp phương pháp rèn luyện kỹ năng truyền đạt, thông qua việc rèn giũa cách tổng hợp thông tin trên một trang giấy.
- Diễn dịch: Tác giả cung cấp cho người đọc 2PP là "Excel 1" và "Logic 3" (trong đó Logic 3 là biến thể dựa trên Excel 1). Bạn sẽ sử dụng bút bi 3 mầu để phân loại thông tin đưa vào giấy, cũng như kẻ ô và căn thời gian giới hạn để có thể lấp đầy những ô trống này. Với Excel 1 đơn thuẩn bạn liệt kê quan điểm cho 1 luận điểm, và sau đó review lại chúng; còn với Logic 3 sẽ cao cấp hơn, thường dùng để chuẩn bị khung sườn cho bản kế hoạch, thuyết trình để tư duy của bạn được mạch lạc và tinh giản. Bạn sẽ phải lấp đầy ô trống theo cấu trúc 1P3Q - 1 Phrase nói tóm gọn và 3 câu hỏi sườn cốt yếu để bổ trợ cho P đó.
Mạch văn: Nửa đầu cuốn sách thật sự với mình hơi thừa, vì tác giả nói quá nhiều về lợi ích của việc tổng hợp thông tin trên một trang giấy, theo một cách rất lòng vòng. Tuy nhiên nửa sau, khi bắt đầu đi vào việc hướng dẫn phương pháp, thì kết cấu cũng như ví dụ đi kèm khá dễ hiểu và sinh động; có ví dụ thực tế đi kèm để người nghe dễ hiểu hơn. Cấu trúc trình bày ở nửa sau cũng mạch lạc hơn nhiều. Lắng đọng nhất trong cuốn sách với mình có lẽ là chiêm nghiệm của tác giả: "Bản chất của truyền đạt cũng giống như việc leo núi"; trong đó quá trình leo lên đỉnh dốc là quá trình ta tinh gọn thông tinh (đứng trên lập trường của người đọc - họ là ai, họ muốn nghe cái gì; và lập trường cá nhân - mình muốn kết quả của việc truyền đạt ra sao). Khi bạn đứng ở đỉnh núi cũng là lúc hái quả - bạn đã có trên tay "một tờ giấy". Cuối cùng, để bổ trợ cho một tờ giấy, bạn diễn giải vấn đề cho người đọc (theo một cấu trúc logic, cùng với một số tips ngắt nghỉ, chỉ tay để họ chú ý hơn).
Nói chung thông điệp rất cô đọng cho một quyển sách, đúng với tinh thần của tác giả. Là một quyển sách đáng đọc với những người ủng hộ chủ nghĩa tối giản!
This entire review has been hidden because of spoilers.
Cuốn sách rất hữu ích, tác giả từng làm việc tại tập đoàn Toyota - nhà sản xuất ô tô đa quốc gia và chia sẻ cho người đọc cách mà các nhân viên Toyota đã làm việc hiệu quả thế nào thông qua việc tổng hợp tài liệu chỉ trên một trang giấy. Cách làm tổng hợp trên một trang giấy có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực trong cuộc sống từ việc sắp xếp thời gian cho những việc cần làm, việc thuyết trình, truyền đạt logic ý kiến, thậm chí là trong giao tiếp,... Chỉ cần giấy và bút, lập bảng kẻ khung liệt kê tất cả các keyword cho vấn đề, trả lời cho 3 câu hỏi: Cái gì, Tại sao, Như thế nào một cách linh động, và tổng hợp gọn lại trong một câu duy nhất. Tất cả chỉ được trình bày gọn gàng trên một trang giấy để khi cầm lên ta có thể dễ dàng nắm bẳt được ý tưởng. Đây là một kỹ năng cần thiết trong công việc và cuộc sống giúp ta làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Điểm trừ duy nhất là ở phần đầu cuốn sách tác giả hơi dài dòng về những lợi ích của kỹ năng một trang giấy, diễn giải hơi nhiều, có chút trùng lặp rồi mới bắt đầu nói về cách thực hiện kỹ năng.