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Kindle Notes & Highlights
by
Cal Newport
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June 29 - June 30, 2022
Recomendación n.º 2: en caso de duda, usa las columnas predeterminadas de Kanban
lo mejor es asumir la configuración por defecto del método Kanban, que incluye tres columnas: pendiente, en ejecución y hecho.
Recomendación n.º 3: mantened reuniones periódicas de revisión
Según las metodologías ágiles, la mejor manera de revisar y actualizar los tableros es celebrando breves reuniones periódicas.
Así, una reunión de diez minutos puede evitar el envío de docenas de mensajes ambiguos que producirían, sin duda, frecuentes interrupciones a lo largo del día.
Recomendación n.º 4: sustituye la «charla» de la mente de colmena por conversaciones en tarjetas
Personal Kanban: cómo organizar tu vida profesional con tableros de tareas individuales
Se titula Personal Kanban y promete algo muy atractivo: afirma que las metodologías ágiles que ayudan a los equipos en los proyectos complejos, también pueden emplearse para organizar las obligaciones profesionales personales.
los tableros de tareas no solo son eficaces para coordinar el trabajo en equipo, sino que también pueden serlo para organizar las obligaciones individuales…
las tareas pendientes están muy bien organizadas, y luego las cumplo de forma metódica en los momentos reservados para ello. Esa es la razón por la que me he vuelto un defensor de los tableros de tareas no solo para coordinar equipos, sino también para organizar la vida de cualquier trabajador del conocimiento.
Recomendación n.º 1: usa más de un tablero
Muchos defensores del enfoque Personal Kanban emplean un solo tablero para todas sus tareas. Yo recomiendo crear uno para cada ámbito de tu vida profesional.
Recomendación n.º 2: mantén contigo «reuniones» periódicas de seguimiento
si quieres sacar el máximo partido de esta herramienta, reserva un rato cada semana para revisarlos y ponerlos al día.
Marca esas reuniones en tu agenda y respétalas como cualquier cita que tengas con otras personas. Recuerda que los sistemas de tableros pueden mejorar de forma significativa tu calidad de vida profesional, pero solo si inviertes suficiente tiempo en su mantenimiento.
Recomendación n.º 3: añade una columna de aspectos para discutir
Recomendación n.º 4: añade una columna de asuntos pendientes de respuesta
A y después B: procesos automáticos
(He descubierto, por ensayo y error, que proporcionar ejemplos de soluciones y comentarios reduce de forma significativa el número de reclamaciones de los estudiantes).
eliminar las labores de coordinación no solo reduce la frustración, sino que incrementa las posibilidades de invertir tiempo en lo importante.
si tu equipo o empresa produce un determinado tipo de resultado 30 veces al año o más, y es posible transformar su producción en un proceso automático, la conversión seguro que merece la pena.
Cómo automatizar el trabajo individual
automatiza lo que sea lógico automatizar, y solo entonces preocúpate de qué hacer con el resto de tareas.
Capítulo 6 El principio del protocolo
La invención de la in...
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Imagina, por ejemplo, que un emisor transmite letras del alfabeto inglés como parte de un mensaje más largo. Si las dos primeras letras enviadas son la T y la H, esto acota mucho las posibilidades en cuanto a qué letra será la siguiente. La probabilidad, por ejemplo, de que a continuación vaya X, Q o Z es cero; pero la de que el emisor añada la E es bastante alta.
El principio del protocolo Diseñar reglas que optimicen cuándo y cómo se organizan las tareas en el entorno laboral supone una molestia a corto plazo, pero puede dar lugar a una mayor productividad a largo plazo.
El verdadero coste de la convocatoria de reuniones se debe a las numerosas interrupciones necesarias para revisar la bandeja de entrada y mantener tantas conversaciones al mismo tiempo, pero eso no supone mucho tiempo cuando se externaliza la tarea.
herramientas como Acuity, ScheduleOnce, Calendly y, por supuesto, x.ai (por mencionar algunos ejemplos) facilitan la organización de reuniones: simplemente envías a la otra persona un enlace a la aplicación que uses y le pides que elija la hora que más le convenga. Esos días de jugar al pimpón por correo electrónico han pasado ya a mejor vida.
Tal vez pienses que los beneficios no son tantos ―¿qué problema hay en enviar unos cuantos correos?―, pero a poco que seas como yo te sorprenderá notar que te quitas un peso de encima en cuanto elimines todo ese ruido tan perjudicial para tu concentración.
Protocolos para tiempos de disponibilidad
Protocolos para clientes
si bien es cierto que se pierde dinero a corto plazo al renunciar a ciertos clientes, también se eliminan importantes costes cognitivos.
Protocolos de correo electrónico no personal
Protocolos de mensajes cortos
Protocolos para las reuniones de seguimiento
Para limitar las reuniones a quince minutos y evitar así que se alarguen hasta suponer una pérdida de tiempo, en los scrums nadie se suele sentar.
Incluso probaron a hacerlas de pie y descubrieron que, «sorprendentemente», eso los ayudaba a respetar el límite de tiempo.
«SCORE mejoró la experiencia de los estudiantes en todos los aspectos considerados».
En el otoño de 2007 las reuniones duraban ya cerca de 30 minutos, porque los estudiantes hablaban más con su tutor sobre cuestiones técnicas concretas. Y, aunque esas reuniones proporcionaban más información técnica, no generaban más interés o contribuciones del grupo; al revés, se volvieron aburridas y pesadas, por lo que volvimos enseguida a la disciplina de las reuniones cortas.
En las reuniones de seguimiento, en cambio, están muy claras las preguntas: ¿qué has hecho, qué vas a hacer, qué problemas hay?
Capítulo 7
El principio de la especialización
El enigma de la prod...
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¿por qué la llegada de los ordenadores personales al entorno laboral no nos ha hecho tan productivos como se preveía?
Uno de los principales problemas de los ordenadores personales, señala Tenner, no es que dificulten las tareas individuales, sino que las hacen demasiado fáciles.
Sassone señala en su artículo que los profesionales contratados para hacer un trabajo de alta especialización pasaban cada vez más tiempo dedicados a tareas administrativas.
Cuando se suprime personal de apoyo, los profesionales cualificados se vuelven menos especializados intelectualmente, ya que tienen que dedicar más tiempo a las tareas administrativas que los ordenadores volvieron lo bastante fáciles como para que las hicieran por su cuenta.
El principio de la especialización En el sector del conocimiento, trabajar en menos tareas, pero con más calidad y responsabilidad en cada una, puede ser la base de una productividad significativamente mayor.
hay pocas cosas más valiosas que alguien que genere de forma sistemática resultados de valor, y pocas formas de trabajar más satisfactorias que las que implican disponer de espacio para centrarse en lo que importa de verdad.
