Implantación del Sistema de Gestión Documental Quipux

Proceso de implantación del Sistema Quipux

La Implantación del Sistema de Gestión Documental Quipux se realiza en conformidad al Acuerdo Ministerial No. 718 del 13 de julio de 2011 en su “Art. 1. Se dispone a las entidades de la Administración Pública Central de la Función Ejecutiva la utilización del Sistema Web www.gestiondocumental.gob.ec para la gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos”

Remitir por parte de la máxima autoridad de la Institución un oficio, dirigido al Subsecretario de Estado, solicitando el uso del sistema, que incluya los datos de la Institución y la designación de un Administrador Institucional Quipux (AIQ), conforme al siguiente detalle:

Datos de la institución

Nombre
Ruc
Sigla
Número telefónico
Dirección

Datos del Administrador Institucional Quipux

Nombres y Apellidos
Número de cédula
Cargo
Correo electrónico
Número telefónico  y extensión
Número celular


El AIQ debe participar obligatoriamente en los cursos de Bandeja de entrada, Bandeja de salida y Administración, con una duración total de 12 horas, cuyas fechas y horarios serán notificados por la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, mediante correo electrónico.
Cumplida  con las  3 capacitaciones, la SGE  mediante  el  Administrador Operacional Quipux, creará  la institución y el usuario administrador en el ambiente de capacitación. Datos que serán remitidos al AIQ mediante un mensaje electrónico, donde adicional se enviará la plantilla de seguimiento para que el AIQ realice la parametrización.
En el plazo máximo de 7 días calendario, el AIQ deberá realizar las actividades detalladas a continuación (se incluye en la plantilla de seguimiento):

o    Parametrizar el sistema en el ambiente de capacitación conforme los conocimientos adquiridos en las capacitaciones, según la situación actual de la institución.

o    Capacitar a usuarios focales de la entidad.

Una vez realizada la parametrización del sistema y formación de usuarios focales en el ambiente de capacitación, se debe enviar un correo electrónico a soporte@gobiernoelectronico.gob.ec, adjuntando la plantilla de seguimiento, solicitando el paso al ambiente de producción.
El Administrador Operacional revisará la parametrización, de acuerdo a la plantilla de seguimiento remitida con la cuenta de usuario en el paso 3, a fin de verificar el cumplimiento de las actividades solicitadas, para posteriormente aprobar el paso a  producción.
Una vez creado en usuario y la institución en el ambiente de producción suministrados por el Administrador Operacional, el AIQ deberá:

o    Parametrizar el sistema en ambiente de producción.

o    Brindar soporte de primer nivel al personal de su institución.

o    Capacitar a usuarios internos.

o    Ser el responsable del correcto uso del sistema Quipux en la institución.

o    Dar a conocer a los funcionarios de la entidad las notificaciones emitidas por la SGE.

o    Reportar al correo electrónico soporte@gobiernoelectronico.gob.ec, inconvenientes o dificultades que no han podido ser resueltas mediante soporte de primer nivel.

Plantilla de seguimiento del sistema Quipux aquí

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